System Wspomagania Obiegu Dokumentów
Opis programu
Oprogramowanie SWOD jest przystosowane do zarządzania dokumentami. Jego funkcje pozwalają na wprowadzanie dokumentów poprzez dodanie ich ręcznie lub poprzez pobranie ich ze skrzynki mailowej.
Nasz system może być zastosowany w przypadku obsługi i organizacji małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.
Dekretacja
W systemie użytkownik ma możliwość Dekretacji. Oznacza to, że możemy przekazać dokument innemu pracownikowi lub działowi. Po otrzymaniu dokumentu osoba, która otrzymała dokument, może go przyjąć i założyć sprawę lub uznać go za nieistotny.
Tworzenie i przepływ dokumentów
Każdy pracownik może tworzyć dokumenty dla innych pracowników, co znacznie usprawnia pracę. W oprogramowaniu występuje podział na dokumenty wewnętrzne – tworzone i pozostające w przedsiębiorstwie i wychodzące – tworzone i wysyłane poza przedsiębiorstwo. Dokumenty przed wysłaniem znajdą się w module „Do akceptacji”, skąd należy je zatwierdzić przed wysłaniem.
eNADAWCA
System posiada moduł “Książka Nadawcza”, który współpracuje z Pocztą Polską i jest kompatybilny z usługą eNADAWCA. Możemy tam znaleźć wszystkie informacje o nadanych przesyłkach.
Raporty
Wyodrębniona sekcja „Raporty” pozwala na szczegółowe zapoznanie się z informacjami dotyczącymi dokumentacji firmy. Możemy pozyskać informacje na temat założonych spraw, opóźnień oraz statystyk pracownika.
System posiada również możliwość stworzenia analizy wyrażonej poprzez diagram słupkowy. Skupione tam są informacje na temat liczby dokumentów ogółem, liczby dokumentów przychodzących i wychodzących oraz dokumentów wewnętrznych.
Personalizacja
Pod panelem „Słowniki” możemy odnaleźć zakładki, które umożliwiają nam personalizację systemu. Dzięki tej opcji możemy dodać wielu użytkowników, kontrahentów, kont mailowych, a nawet działów, które mogą zawierać działy podrzędne wraz z przypisanymi pracownikami.
Dodatkowym atutem jest opcja dodania tagów, co znacznie upraszcza wyszukiwanie dokumentów. W celu odpowiedniej organizacji możemy też zastosować kryterium typu sprawy oraz dokumentu. To my nadajemy symbole, które uproszczą nawigację i pracę.
Użytkownik ma możliwość tworzenia wzorców dokumentów, co zwiększa wydajność pracownika oraz pomaga lepiej zorganizować pliki. Możemy również dostosować wygląd naszego programu i np. zastosować jego bardziej zaawansowaną wersję.
Przykładowe zrzuty ekranu
